0. Einleitung
In Zeiten von immer höheren Anforderungen an Unternehmen und auch Privatpersonen ist es nicht verwunderlich, dass Dokumentenmanagementsysteme sich großer Beliebtheit erfreuen. Ein gutes Managementsystem entlastet die Lagerräume von Unternehmen deutlich, da ein zertifiziertes System die Aufbewahrung von Original-Dokumenten unnötig macht. Worauf es ankommt, erfährst du hier.
1. Dokumentenmanagementsystem Ratgeber
Ganz egal, ob großer oder kleiner Betrieb: Fast alle Unternehmen müssen große Mengen Papier verwalten und sind auf der Suche nach passenden Lösungen. Das beste Tool ist hier ein Dokumentenmanagementsystem.
1.1 Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem dient als elektronisches Archiv für ein Unternehmen und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Ablage von Schriftstücken. Durch entsprechende Verschlagwortung ist es meistens per Suchleiste möglich das gewünschte Dokument zu suchen und direkt zu öffnen. Im Gegensatz zur physischen Dokumentenverwaltung muss das Papier nicht mehr in die Hand genommen werden. Lästiges Suchen in Ordnern entfällt zu großen Teilen und es zeigt sich eine deutliche Zeitersparnis.
Aufgrund des wachsenden Marktes gibt es eine Vielzahl an Anbietern, die für jeden Nutzer das richtige Produkt bereitstellen.
Es gibt verschiedene Formen von Dokumentenmanagementsystemen. Es gibt sowohl lokale Systeme, die über die eigenen Server laufen und cloudbasierte Formen. Bei cloudbasierten Formen werden die Dokumente online abgelegt und auf den Servern des Anbieters gespeichert. Hierdurch profitiert der Kunde von einer höheren Sicherheit.
1.2 Was können 3 schnelle Tipps sein, um ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen?
Wer sein Archiv auf ein Dokumentenmanagementsystem umstellen möchte, der sollte darauf achten, dass es sich um eine zertifizierte Software handelt. Diese haben den Vorteil, dass Dokumente, die einmal abgelegt wurde, meist vernichtet werden können. Aufgrund von regelmäßigen Sicherungen wird gewährleistet, dass keine Dokumente verloren gehen. Staubige Papierordner gehören somit der Vergangenheit an.
Im Zuge der Digitalisierung sollte man zudem darauf achten, dass es sich um ein cloudbasiertes Produkt handelt. Hierdurch erhält man auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf seine Dokumente und kann verschiedene Prozesse in der Firma effektiv vorantreiben. Eine cloudbasierte Lösung hat zudem den weiteren Vorteil, dass die Sicherung nicht mehr im eigenen Haus stattfinden muss. Datenbanken, die hausintern gesichert werden, laufen immer Gefahr vernichtet zu werden. Dies kann durch einen Brand oder den Absturz der kompletten Datenbank ausgelöst werden. Die Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen sichern die Daten ihrer Kunden vorwiegend auf verschiedenen Servern, die im Idealfall räumlich voneinander getrennt sind. Selbst wenn keine räumliche Trennung vorliegt, sind die Sicherheitsvorkehrungen meist höher. Die Sicherheit eines gewerblichen Anbieters nachzustellen dürfte für die meisten Unternehmen wohl zu kostenintensiv sein.
Der mitunter größte Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems ist die Zeitersparnis. Daher ist bei der Ablage von Dokumenten unbedingt auf eine vernünftige Verschlagwortung zu achten. Systeme, die keine Verschlagwortung anbieten, bieten meist nur eine geringe Zeitersparnis. Es bietet sich bei der Verschlagwortung an einheitlich vorzugehen. Hierfür sollte der Verantwortliche im Unternehmen also ein Ablage-Schema entwickeln, das auf alle Dokumente einer bestimmten Art angewendet wird. Wenn dann ein bestimmter Suchbegriff eingegeben wird, taucht das Dokument sofort auf und kann bearbeitet werden. Unter anderem lässt sich so auch Homeoffice fördern, da durch die Mitarbeiter keine Ordner mehr durch die Gegend transportiert werden müssen. Weiter gedacht spart man somit auf lange Sicht Miet-, Strom- und Heizkosten ein. Ein positiver Nebeneffekt für alle Selbstständigen.
1.3 Wie erkennt man hochwertige Qualität bei Dokumentenmanagementsystemen?
Ein hochwertiges Managementsystem erkennt man an der vorhandenen Verschlagwortung. Wie bereits erläutert ist einer der größten Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems die ersparte Zeit. Dieses Ziel lässt sich aber nur erreichen, wenn man Dokumente mittels einfacher oder festgelegter Schlagwörter finden kann. Anderenfalls wühlt man sich nur anstatt von Papierordnern durch Ablagestrukturen auf einem Rechner und sucht das goldene Korn.
Zudem kann ein hochwertiges Dokumentenmanagementsystem Programmverknüpfungen zu anderen Anwendungen herstellen. Die populärste Verknüpfung ist hier wahrscheinlich die Verknüpfung zu einem E-Mail-Programm. Oftmals lassen sich Dokumente mittels Mausklick an eine E-Mail anhängen und sind so in Sekunden zum Versenden bereit.
Wer ein Dokumentenmanagementsystem anschafft, sollte auch darauf achten, dass Dokumente per Drag-and-Drop, also per gehaltener Maus, in das Programm zu importieren sind. Auch hierdurch spart man nochmal zusätzlich Zeit, da man nicht die internen Strukturen nach den gewünschten Dokumenten durchsuchen muss.
Manche Anbieter bieten zu ihrem Produkt auch einen Archivierservice an. Hierüber werden bestehende Dokumente archiviert. Der Vorteil für den Unternehmer liegt darin, dass er, je nach Kalkulation des Anbieters, viel Geld spart und nicht extra Personal bereitstellen muss. Zusätzlich sollte der Anbieter eines hochwertigen Dokumentenmanagementsystems immer eine Einführung in das Programm anbieten, sodass der Kunde schnellstmöglich effektiv arbeiten kann.
1.4 Welche Dokumentenmanagementsystem Anbieter gibt es?
Die Liste der Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme ist lang. In vielen Fällen ist die Dokumentenablage bei verschiedenen Programmen bereits integriert.
Die bekanntesten Anbieter aus dem Bereich der Dokumentenablage sind Amagno, DocuWare, Fluix und ecoDMS. Die Anbieter unterscheiden sich in einigen Punkten voneinander, daher sollte eine gute Abwägung durch den potenziellen Kunden erfolgen.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Wer sich für ein Dokumentenmanagementsystem in seinem Unternehmen entscheidet, der macht einen großen Schritt in Richtung Zukunft. Durch zusammenhängende Prozesse wird das Arbeiten an vielen Stellen vereinfacht und es bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Dokumente sind lokal abgelegt und können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig aufgerufen werden. Hierdurch werden Arbeitsflüsse optimiert. Wer vor dem Preis eines Dokumentenmanagementsystems zurückschreckt, der sollte einmal die Kosten der Mitarbeiter einrechnen, die Dokumente suchen. Die Kosten für das System werden sich innerhalb kürzester Zeit rechnen.
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