0. Einleitung
In vielen Unternehmen, die zum Beispiel im Onlinversandhandel, dem Anbieten von Dienstleistungen oder in der Telekommunikation tätig sind, ist die Kundenbeziehung langfristig ausgelegt und muss sorgsam gepflegt werden. Für diese Zwecke organisieren sich die jeweiligen Branchen mittels des Kontaktmanagments. So wird unter anderem auch die Adressverwaltung als ein beliebtes Mittel gebraucht, um die Kundenpflege optimal ausgestalten zu können.
1. Adressverwaltung mit Kontaktmanagement Ratgeber
Im nachfolgenden Ratgeber geben wir dir einen sortierenden Überblick darüber, was man unter einer Adressverwaltung mithilfe des Kontaktmanagments versteht, welche Dinge bei einer derartigen Verwaltungsstrategie beachtet werden sollten und welche Vorteile sich aus einer digitalen Organisation und Nutzung von Kundenverwaltungs-Tools ergeben:
1.1 Was ist eine Adressverwaltung mit Kontaktmanagement?
Für eine effektive Kundenbeziehung und -pflege bildet die Adressverwaltung für viele Unternehmen, Firmen und Start Ups eine unersetzliche Basis. Denn mittels einer Adressverwaltung, welche zum Teilbereich des Kontaktmanagments gehört, können alle Adressinformationen durch eine spezielle Kontaktmanagment-Software verwaltet werden. Dabei werden sämtliche Informationen bezüglich der Kundenadressen (meist Mailadressen) selektiert und ausgewertet bzw. für den Export in andere Programme oder Anwendungen (z. B. Excel, Word oder Outlook) zur Verfügung gestellt.
1.2 Wofür stehen die Begriffe CRM und Kontaktmanagementsoftware?
Die Abkürzung „CRM“ steht für „Customer-Relationship-Managment“ (zu dt.: Management der Kundenbeziehung bzw. Kundenpflege). Es beschreibt die konsequente Zuwendung eines Unternehmens auf dessen Kunden sowie die systematische Ausgestaltung der Prozesse der Kundenbeziehung. Hierbei ist u. a. auch die Adressverwaltung als Teil der Dokumentation und Verwaltung der einzelnen Kundenbeziehungen ein wichtiges Element im Sinne eines vertiefenden Beziehungsmanagments.
Eine Software für das Kontaktmanagment bietet unterschiedliche leistungsfähige Tools, mit deren Hilfe man die Kontaktinformationen der Kunden speichern, verfolgen und verwalten kann. Diese Anwendungen ermöglichen es Unternehmen, effektiver zu arbeiten: Denn so können alle aktuellen Kundeninformationen sowohl für Kunden, Auftragnehmer und andere verantwortliche Ebenen (z. B. Lieferanten) einer Organisation einsehbar sein.
1.3 Wie kann man ein Kontaktmanagement richtig durchführen?
Um das Kontaktmanagement für eine erfolgreiche Kundenbeziehung nutzbar machen zu können, sind zwei wichtige Schritte für Unternehmen notwendig: Zum einen müssen einzelne Kunden-Kontaktdetails und separate unübersichtliche Desktop-Datenbanken der neuen Managment-Software weichen, durch die die Gesamtbeziehungen bzw. der gesamten Kundenstamm deines Unternehmens betrachtet werden kann. Diese unternehmensweit genutzten Informationen erleichtern das Abrufen und das Abspeichern von sämtlichen Kontaktinformationen. Zum anderen führst du am besten das Kontaktmanagment mit der Hilfe von kostenlosen Anwendungspaketen durch, welche u. a. im Bundle mit anderen Programmen für das Unternehmensmarketing (z. B. Tabellen und Newslettermarketing) geliefert werden.
1.4 Wie kann man den Umsatz steigern mit einer Adressverwaltung?
Mittels der Adressverwaltung Software können nicht nur bestehende Datensätze gepflegt werden, sondern auch neue Kunden und deren Informationen gewonnen werden. Das wiederum bedeutet für ein Unternehmen: Profitsteigerung. Zum Beispiel können Adressen für eine Marketingsaktion erworben werden und in der Adressverwaltung importiert und organisiert werden. Die meisten Verwaltungsprogramme enthalten integrierte Mailing- oder Newsletterfunktionen, mit welchen die potenziellen Neukunden über ihre E-Mailadressen kontaktiert werden können.
1.5 Was sind die Vorteile von einer Adressverwaltung?
In der Adressverwaltung können alle geschäftlichen Kontakte sowie alle Kontakthistorien (Vorlagen, Protokolle, Dokumente etc.) in verschiedenen und übersichtlich gestalteten Datensätzen abgelegt werden. Alle vom Unternehmen verifizierten Posten im Vertrieb und Verkauf besitzen durch die Adressverwaltung zudem die notwendigen Daten, um effektiv und effizient zu arbeiten. Sie ermöglicht es, die einzelnen Dienstleistungen des Unternehmens hinsichtlich der Interessengebiete und Präferenzen des jeweiligen Kundens auf ebendiesen individualisiert anzupassen. So können Arbeitsabläufe optimiert werden, was wiederum dem eigenen Unternehmen zu mehr Erfolg verhilft!
1.6 Wie kann man Marketing mit einer Adressverwaltung durchführen?
Durch das Anlegen einzelner Adressdateien speisen Unternehmen die Datensätze der Adressverwaltung. Je mehr sorgsam aufbereitete Datensätze der Kunden im Besitz des Unternehmens ist, desto schneller kann dieses die Kunden auf neue Produkte, Dienstleistungen und Aktionen, Angebote oder Rabatte ansprechen. Umso länger und besser die Adressverwaltung gepflegt wird, desto simpler kann auch die Kundenpflege über die Tools ablaufen. Die Kundenselektion gelingt dann schnell innerhalb der großen Datensätze: So können spezielle Mailings gezielt an eine genau definierte Zielgruppe abgesendet werden.
1.7 Was sind die Vorteile einer digitalen Terminverwaltung und Kundenverwaltung?
Durch die digitale Nachverfolgung von Terminen und Kundeninformationen kann jede essenzielle Interaktion mit einem Kundenkontakt für alle wichtigen Akteure im Unternehmen sichtbar gemacht werden. Durch diese beiden Tools bzw. Programme, welche in der Regel über einheitliche und gemeinsam nutzbare Datenbanken erfolgen, ist jeder automatisch und schnell auf dem neusten Stand. Verwirrungen und Missverständnisse aufgrund von fehlender Informationsübertragung können so vermieden werden!
1.8 Was sollte man bei der Angebotserstellung mit einer Kundenverwaltung beachten?
Willst du deinen Kunden ein neues Angebot erstellen bzw. vorstellen, solltest du darauf achten, dass das Angebot auf die klar definierte Zielgruppe passt: Hast du beispielsweise in deinem Onlineversandhandel für Nahrungsergänzungsmittel ein neuartiges Sportpräparat, welches speziell für Frauen entwickelt wurde, solltest du mittels der Kundenverwaltung nur die weiblichen Empfänger für die Angebotsmitteilung via E-Mail auswählen.
1.9 Was sollte man beim Thema Datenschutz und Kundendaten beachten?
Möchtest du Kundendaten und -adressen verwalten und die Informationen gewerblich nutzbar machen, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, die Einhaltung der Datenschutz-Richtlinien zu gewährleisten! Denn bei der Verwaltung einzelner Adressdaten werden auch immer personenbezogene Daten abgespeichert: Daher sollte jedes Unternehmen penibel auf die Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der EU) achten!
2. Adressverwaltung mit Kontaktmanagement: Buchempfehlung
Neben diesen Tipp und Tricks im Umgang mit einer optimalen Adressverwaltung stellen wir dir auch die folgenden beiden Ratgeber vor, mit denen du einen guten Wegweiser und eine perfekte Ergänzung zu den bereits angesprochenen Themenbereichen erhälst:
2.1 Das System Startup: START UP | VISUALISIERUNG | FÜHRUNGSKRAFT
Dieser Ratgeber beschäftigt sich vor allem mit der Gründung von Start Ups: Er will Menschen zeigen, wie sie trotz Vollzeitbeschäftigung ein eigenen Start Up gründen und sich so selbstständig machen können. Neben einem schrittweisen Aufstellen eines Businessplans werden auch die Positionierungsmöglichkeiten von Jungunternehmern am Markt aufgezeigt. Auch die Kundenakquise sowie das Kundenmanagement wird dabei in dem Ratgeber angesprochen und der Leser mit Hilfe praktischer Hinweise bis zur Durchführung seines Vorhabens begleitet!
2.2 Sales Funnel Marketing: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur automatisierten Kundengewinnung
Ein weiterer Ratgeber informiert anhand verschiedener Beispiele plausibel, wie das CRM bzw. das Sales-Funnel-Marketing für das eigene Unternehmen und dessen Produkte oder Dienstleistungen nutzbar gemacht werden kann. Dabei werden unterschiedliche Strategien zur Kundengewinnung aufgestellt und vermittelt: Die einfachen Hinweise und nachvollziehbaren Anweisungen können schnell für das eigene Business umgesetzt werden.
3. Fazit
Um von einem erfolgreichen Kundenmanagement zu profitieren, sollte sich das eigene Unternehmen unbedingt mit dem Thema der Adressverwaltung im Bereich des Kontaktmanagements befassen. Dazu zählen die einzelnen Auskünfte unseres Ratgebers ebenso viel wie das von uns vorgestellte Buch „Das System Startup“ von Rheinard Thieler-Unge et. al: Mit diesen sinnvollen Ratschlägen und den praktischen Umsetzungsbeispielen im Buch wird deinem eigenen Unternehmen schnell zu einer furchtbaren Kundenbeziehung verholfen!